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Intelcia/Dématérialisation des factures : Retours d’expérience bénéfiques des EEP

Casablanca  – Intelcia IT Solutions a accueilli, dans le cadre d’un webinaire placé sous le thème  » Démystifier la facture électronique », de grands donneurs d’ordre pour partager leurs retours d’expérience sur la dématérialisation du dépôt des factures.

Présentes à cette table ronde, la Trésorerie Générale du Royaume (TGR), l’Agence Nationale des Ports (ANP) et Nador West Med sont revenues sur les raisons de l’adoption de ce mode de traitement des factures fournisseurs ainsi que les nombreux bénéfices qu’elles en tirent depuis la mise en place de solutions de gestion électronique des factures : réduction des délais de traitement et de paiement des factures, transparence, traçabilité, gains de productivité interne et simplification des démarches aux fournisseurs, indique Intelcia dans un communiqué.

Parmi ces acteurs qui ont adopté la dématérialisation des factures, la Trésorerie Générale du Royaume est précurseur de ce mouvement, ayant lancé le processus dès 2019. Pour cette Administration qui agit pour le compte des ministères et collectivités territoriales, les gains se comptent également en termes de coût d’impression, de transmission, de réception et d’archivage des factures en format papier.

« On a considéré qu’il était important que l’acteur principal qui est le fournisseur doit, à son tour, interagir dans le système. C’est pour ça que le dépôt électronique de facture a vu le jour et que nous avons donné la possibilité au fournisseur d’être le déclencheur du process de paiement », explique Tariq Taj, Ingénieur analyste concepteur au sein du service Architecture et conception de la TGR.

Mis en place progressivement, le dépôt électronique des factures concerne depuis janvier 2022 les commandes de 200.000 dirhams et plus (91% de la commande publique, État et Collectivités Territoriales), soit 9.185 fournisseurs, et 25% de la population totale de fournisseurs.

eFactures : une solution complète de dématérialisation du traitement des factures

Les Établissements et Entreprises Publics (EEP) ont, quant à eux, dû suivre l’échéancier avancé par le ministère de l’Économie et des Finances dans une circulaire datant du 1er juin 2020. La circulaire fixait un chronogramme dans lequel elle recommande aux EEP d’adopter, à partir du 1er juin prochain, le dépôt électronique des factures pour la troisième tranche de factures relatives à des commandes supérieures à 200.000 dirhams (après 5 millions à partir du 9 juin 2020 et 1 million à partir du 1er janvier 2022).

Pour l’Agence Nationale des Ports qui s’est équipée de la solution eFactures d’Intelcia IT Solutions, l’adoption du dépôt électronique des factures permet de réduire les risques d’erreurs, notamment dans la saisie des factures déposées au bureau d’ordre des sites de l’ANP. La solution donne ainsi la main aux fournisseurs de réaliser efficacement des tâches autrefois réalisées par plusieurs intervenants dans le parcours d’une facture.

« Pour nous, ça a vraiment été une occasion de faciliter la vie à nos fournisseurs, mais aussi nous faciliter la vie à nous-mêmes », détaille Tarik Maaouni, Directeur de l’Organisation et des Systèmes d’information de l’ANP.

Cela a permis de faciliter la tâche à presque 350 personnes qui interviennent à un moment donné dans le processus de traitement de la facture. Et « le fait de ne plus avoir cette étape d’enregistrement manuel des factures au bureau d’ordre a énormément fluidifié le process », ajoute Maaouni. Aujourd’hui, ce sont quelque 1600 factures qui ont été déposées.

Nador West Med, qui nourrit l’ambition de devenir un port international, a déployé récemment la solution intégrée (complète) eFactures d’Intelcia IT Solutions pour digitaliser la grande majorité de procédures portuaires. L’un des objectifs principaux pour cet acteur est de réduire d’au moins 30% le délai de traitement des factures et de pouvoir identifier les causes d’un retard éventuel à l’avenir.

Pour ce faire, la plupart des personnes concernées par ce projet ont été impliquées dans sa réalisation dès le départ et ont donc pu être formées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Avec une plateforme complète proposée aux entreprises publiques et privées désireuses de dématérialiser le dépôt et le traitement de leurs factures, la solution eFactures offre une gestion sécurisée, fluide et rapide, notamment grâce à l’intelligence artificielle.

« La solution existe également en une version plus riche incluant le suivi de l’exécution des contrats qui intègre le suivi opérationnel & contractuel, les évènements administratifs, les réceptions et les évènements financiers », détaille Omar Tantaoui El Araki, Directeur Solutions Applicatives d’Intelcia IT Solutions.

Cette solution modulable et « customisable » s’intègre facilement à la chaîne de valeur Achat, facilite le traitement des factures et vient ainsi directement répondre à la problématique de l’échéancier fixé par le ministère de l’Économie et des Finances, conclut le communiqué.

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